Loading...
База знаний

Планинг: что это, зачем нужен, как им пользоваться

Развитие руководителей
Планирование — важный навык для любого руководителя. Ведь без чётких временных ориентиров и тщательно выверенной последовательности действий невозможно достичь по-настоящему значимых высот карьеры и бизнеса. Существенную помощь в составлении делового расписания оказывает планинг — особый ежедневник, который позволяет видеть списки дел и мероприятий сразу на неделю. Алексей Слободянюк предлагает свой вариант столь необходимого органайзера.

Какой принцип лёг в основу планинга


В планировании деятельности часто используют диаграмму Ганта. Это график, привязывающий каждый этап проекта к определённым датам. Такая диаграмма удобна для контроля и отслеживания процесса. Однако с её помощью сложно обозначить приоритетность задач и показать их зависимость друг от друга. Поэтому Алексей Слободянюк использует для планинга японский принцип трёх плоскостей.

В соответствии с ним все дела относят к одной из трёх категорий
  • Срочное — это задания, которые надо выполнить, не откладывая (выслать коммерческое предложение, сделать звонок и т. п.). Занимают они немного времени, чаще всего, несколько минут
  • Важное — то, что оказывает серьезное влияние на дальнейшую работу (встреча с клиентом, участие в мастер-классе и прочее). Для его выполнения нужны существенные временные затраты
  • Большое — всё, что относится к стратегии (развитие компании, продвижение продукта и т. п.). Для воплощения подобных задач понадобится несколько месяцев, а то и лет, однако обдумывать их необходимо каждый день

Почему планинг имеет формат А4? Потому что Алексей Слободянюк, занимающийся проектами по развитию с 2006 года, считает оптимальным подходом к организации деятельности метод помидора. Согласно ему, следует придерживаться такого графика: 25 минут — работа, 5 минут — перерыв. Поэтому план на каждый день содержит большое количество пунктов, расписать которые в записной книжке маленького формата просто не получится.

7 рекомендаций по использованию планинга


  1. В начале месяца заполнить разворот, предназначенный специально для этой цели. И, прежде всего, расписать здесь дела из категории «большое».
  2. Планы на неделю составлять либо в воскресенье вечером, либо в понедельник утром, но время на эту процедуру обязательно должно стоять в расписании. Наметить дела на каждый день, а в блок «сделать за эту неделю» внести задачи из категории «важное».
  3. Заполнять планинг лучше всего карандашом или стираемой ручкой, чтобы можно было переписать, если жизнь внесёт свои коррективы.
  4. Необходимо следить, чтобы время распределялось так: от 20 до 40% — на срочные дела, 50−60% — на важные задачи, 10−20% — на категорию «большое». Если распределение сильно отличается от этого варианта (например, на срочное приходится 70% времени), значит, рабочий процесс построен неправильно.
  5. Между важными делами надо оставлять промежутки по 30−60 минут, в которые будут вписываться срочные задания — они нередко возникают «сегодня на сегодня», поэтому на неделю вперёд спланировать их полностью не получится. А при таком подходе, во-первых, всегда найдётся время для их выполнения, во-вторых, важное не будет сдвигаться по срокам и откладываться. Это даст возможность избегать состояния фрустрации и стресса.
  6. Обязательно надо ежедневно отводить 1−2 часа на «большое». Обдумыванием стратегии лучше всего заниматься с утра, но перед этим стоит выполнить 2−3 срочных дела — они помогут настроиться на деловую волну. И отличный период для размышления над «большим» — вечер пятницы, когда подводятся итоги недели.
  7. По окончании месяца непременно надо делать выводы. Во-первых, нужно подвести итоги: закрыл два проекта, провёл пять семинаров, научился подготавливать и вести презентацию. Это необходимо для того, чтобы увидеть собственное продвижение и похвалить себя за него. Во-вторых, следует записать, что понял за прошедший месяц. Перечитывание таких заметок какое-то время спустя позволяет заметить свой рост и гордиться собой.

Чтобы регулярно «перегружать» мозг, Алексей Слободянюк рекомендует каждый вечер 1−1,5 часа заниматься бегом или ходьбой. Но без прослушивания музыки, аудиокниг, новостей и т. п. Тогда первые 30−45 минут в голове будут прокручиваться мысли о событиях дня, а затем мозг очистится и начнёт выдавать интересные соображения и нестандартные решения. Такого «фонтана идей» не происходит только в двух случаях: либо всё идёт по плану и никаких трудных задач в данный момент нет, либо проблема требует длительной проработки. В этой ситуации прогулка/пробежка будет просто хорошим способом отдохнуть.

«Фишка» планинга список-муштра


Алексей Слободянюк знает, как включать в ежедневную практику полезные действия, поэтому в планинге есть такой раздел, как список-муштра. Это перечень навыков и привычек, которые человек хочет приобрести.

Одновременно лучше работать над 3−5 пунктами, можно 7, но не больше, иначе будет происходить распыление сил. Пример списка:
  1. Слышать клиентов.
  2. Проходить ежедневно 10 000 шагов.
  3. Пить два литра воды в день.
  4. Есть салат на обед.

Выполнение их нужно отслеживать каждый день и отмечать разноцветными галочками для большей наглядности:
  • зеленая — сделано;
  • синяя — не сделано по объективной причине (не слышал клиента, потому что не общался с ним сегодня);
  • красная — не сделано (разговаривал с клиентом, но не слышал его).

В конце недели надо проанализировать эти пометки и определить для себя, на что больше обращать внимание. Работать над одним и тем же списком необходимо в течение трёх месяцев — после этого действия станут автоматическими.

Как вы уже поняли, наш планинг — не просто ежедневник. Он помогает упорядочить дела и выстроить их по иерархии, даёт возможность за ежедневной рутиной видеть перспективы, мотивирует заниматься не только бизнесом, но и личностным развитием.