Как организовать совещание по генерации идей?

Появилась задача, для которой требуется нестандартное решение, или решить задачу стандартными способами не получилось? Вы хотите вовлечь команду в общую работу с первой минуты? Вашей компетенции и креативности не хватает, чтобы быстро найти выход из сложившейся профессиональной ситуации?

Поможет совещание по генерации идей!

Мозговой штурм (brainstorming) идеально подходит для появления множества вариантов решения, из которых можно выбрать самый подходящий или действенный.

Подготовка к проведению совещания

Хороший мозговой штурм не бывает спонтанным, особенно если решаются вопросы, которые находятся вне постоянного внимания участников. Поэтому:

Оповестите участников не менее чем за 2 часа, озвучьте тему и повестку дня. Возможно, кто-то предложит готовую идею и её стоит обдумать до начала встречи, чтобы сократить время обсуждения.
Выберите модератора. Этот человек будет управлять совещанием, чтобы не допустить смешения задач, лишних обсуждений, конфликтов.

На эту роль не подойдёт руководитель департамента или выбранной команды. Он «внутри» ситуации и будет предвзят. Можно выбрать профессионального фасилитатора или HR-менеджера.

Привлекайте не только сотрудников с необходимой компетенцией, но и работающих в департаментах со схожими задачами. У них не замылен взгляд и бывают нестандартные идеи.

Для совещания-brainstorming выберите удобное помещение, чтобы комфортно вместить всех участников. Рассадите сотрудников за круглым столом или вокруг информационной доски.
Находясь лицом к лицу, люди чувствуют себя увереннее, лучше понимают собеседника и проявляют меньше агрессии в диалоге, чем говоря партнёру в спину (при рассадке друг за другом) или не видя его глаз (при рассадке в ряд).

Структура совещания по генерации идей

Хороший мозговой штурм — это бурная и широкая река, которую нельзя направить в игольное ушко, можно только скорректировать русло с помощью модератора.

Но примерной структуры стоит придерживаться:

Начните вовремя, это дисциплинирует участников и настраивает на деловой лад.
Модератор объясняет правила совещания, озвучивает этапы: сначала генерация идей без критики, затем анализ предложенных решений совместными усилиями.
Модератор озвучивает проблему, рассказывает про традиционные способы её решения, были ли они испробованы и почему не сработали. Так отсекаются ненужные направления размышлений. Если на совещании обдумывают создание нового продукта, хорошо подходит метод дизайн-мышления.
Постановка задачи: сроки решения проблемы, время проведения совещания, количество необходимых идей в выбранную единицу времени. Лучше предложить участникам придумать большое количество решений за короткий срок. В такой ситуации мозг работает быстрее, появляются нетривиальные варианты.
Когда отведённое время на обдумывание закончится, начинается озвучивание идей. Модератор контролирует отсутствие споров, критики и диалогов между участниками. Он записывает все идеи, включая те, что кажутся неподходящими, на доску/флипчарт.
Анализ предложенных идей. Важно не просто отказаться от неподходящих идей, а проговорить, почему они не подходят. В процессе обсуждения могут появиться новые идеи или изменится отношение к выбранной.
Если на доске остались несколько вариантов, проведите общее голосование. Модератору важно отследить отношение группы к идеям, чтобы не получить результат, основывающийся на симпатии или антипатии к тому, кто идею предложил.

Совещание завершено. Поблагодарите участников, можно поощрить того, кто предложил нужную идею, или пригласить всех на кофе-брейк, чтобы оставить положительные эмоции у участников дискуссии.