Ни одна успешная организация не может существовать без планирования. Ведь это мостик между целями и их осуществлением. И неважно, какого масштаба ваши устремления — занять прочное положение в сфере установки металлопластиковых окон в небольшом городке или завоевать мировой рынок продажи смартфонов. Без проработки последовательных шагов, алгоритмов и процедур ни там, ни там невозможно достичь успеха.
«Планирование — это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений», — Д. Хан, немецкий экономист, профессор.
Функция планирования
По-настоящему эффективное планирование — это ответ на три вопроса:
Где наша компания находится сейчас? Это обозначение отправной точки. Например, сегодня наша фирма лучшая по ландшафтному дизайну в N-ском районе.
В каком направлении мы хотим двигаться? Ответ на этот вопрос относится к долгосрочным планам, которые охватывают временной промежуток 3–5–10 лет. Например: через три года хотим быть лучшими в области и стать известными в Москве.
Как именно мы будем делать это? Тут ответы касаются как долгосрочных, так и краткосрочных (оперативных) планов. Возвращаемся к нашему примеру: в течение 3 лет проводим повышение квалификации сотрудников, организуем поиск клиентов сегмента люкс, проводим рекламную кампанию в других районах области, участвуем в отраслевых конкурсах. И, конечно, расписываем подробный план на ближайший год.
Задачи планирования
Очертить перспективы развития в течение того или иного временного отрезка. План — это всегда конкретные события и определенные даты
Обеспечить использование ресурсов (материальных, денежных, человеческих и прочих) наилучшим образом. Планирование позволяет чётко просчитать, сколько чего нужно для достижения поставленных целей
Поддержать конкурентоспособность компании. Это значит предусмотреть такие действия, которые позволят продукции или услугам быть качественными, востребованными
Улучшить финансовые показатели компании и стабильность её работы. Когда всё чётко спланировано — успех практически гарантирован
Принципы планирования
Необходимость. Планы обязательны к применению в любом виде трудовой деятельности, будь то закупка семян, проведение рекламной акции, уборка офиса.
Непрерывность. Процессы планирования осуществляются без остановок. Даже новогодние каникулы — это не «дырка» в планах, а предусмотренный перерыв в работе, который позволит, к примеру, сэкономить столько-то электроэнергии, которая пойдёт на нужды компании в другой период.
Единство. Планы всех отделов и подразделений компании увязываются в комплексный план организации и служат достижению общей для всех цели. Если хотим стать лучшей в области фирмой по ландшафтному дизайну, то на это работают и дизайнеры, и менеджеры по продажам, и бухгалтерия, и рекламный отдел.
Точность. Каждый пункт содержит конкретику. Не просто «менеджеры ищут новых клиентов», а сколько коммерческих предложений в день рассылают и какое количество звонков делают.
Гибкость. Мы живём в изменчивом мире, в котором возникают и непредвиденные обстоятельства, и форс-мажоры, поэтому планы надо составлять так, чтобы их было легко скорректировать и перестроить. Не прошли в участники одного конкурса? Под рукой должен быть список других аналогичных мероприятий.
Эффективность и оптимальность. Разрабатываются такие варианты, которые при существующих ресурсах позволят фирме добиться наибольшего экономического успеха. К примеру, при проведении рекламной кампании следует рассчитать, какие каналы принесут наибольший приток клиентов. Так, фирме по ландшафтному дизайну не стоит участвовать в выставке бытовой химии, даже если участие в ней очень дешёвое — это будут выброшенные на ветер деньги.
Простота и ясность. Планы должны понимать не только разработчики, но и исполнители всех уровней.
Что такое правильный план
Это подробно расписанное решение сделать что-либо с указанием конкретных способов. Оно обязательно содержит ответы на такие вопросы:
Как делать?
Где всё происходит?
Когда (даты начала и окончания)?
Почему — то есть какие причины привели к необходимости данного действия?